【摘 要】 如何做好项目管理，提高企业管理绩效，已经成为许多企业的研究课题。本篇将重点阐述标准化工作表格库的建立和应用对提升企业管理水平的推进作用，介绍一种方法和工作理念，为各类工程公司和生产企业的精细化、标准化管理提供参考。
【关键词】 表格 建立 企业管理
建立并运用表格进行管理，是提高企业管理水平的重要方式，尤其是工作效率，应用表格能够达到事有所知，物有所管，人尽其职，物尽其用的目的。通过学习GE、西门子等知名公司，发现他们将表格化管理应用到极致，以表格为业务载体，用表格作为工作语言分配职能、固化流程，协调内外部接口。对于我们企业而言，很有借鉴意义。
1 什么是工作表格
所谓工作表格就是企业规章制度、业务流程、管理程序等文件的输出，用来集中表达管理制度规定的工作内容、要求的载体， 是企业规范化管理的一种实施途径。简而言之，工作表格就是把制度转化为可执行的任务单。
2 表格库的建立
首先应梳理制度文件。尽可能从各业务板块抽选业务主管或干事成立专题组，基于业务工作管理需要进行梳理，理清每一项工作的流程、工作要求和必要的记录。
第二步应确定表格清单。基于业务管理需要确定每一项制度文件的表格名称，然后将所有表格清单汇总起来，对应到所属的业务流程，实现管理全覆盖。
然后制作工作表格，并固化在文件中。表格内容应以核心业务为主线条，以输出记录为载体，根据业务工作管理需要来确定，加载必要的管理要求。表格制作前应统一表头，如添加公司的LOGO，给表格编号等；制作中应考虑实用性，预测填写内容、字数；制作后建议固化在制度文件中，保证推行。
最后形成表格库。表格编制、固化完成后，应收集汇总，形成表格库。为便于检索应用，应建立台账，将文件名称、表格清单和表格对应。随着信息化的发展和应用，建议开发管理模块，将所有表格上传至办公平台，供使用者下载应用。表格不是永恒不变的，应边实施边改进，持续更新表格库。
3 表格在项目管理中的应用实例
工欲善其事必先利其器，表格库的建立需要耗费较大精力，但一旦建成并投入使用，将会对业务工作开展带来显著提升。根据笔者的工作经历和感受，以下据曾经从事过项目为例进行阐述。
表格在项目采购管理工作中的应用以供应商的资格评审为例。为了控制该项活动，项目部编制了《供应商评审管理程序》，为该项活动设置了六张表格，分别为：（1）供应商资格初审问卷调查表。（2）供应商评审资料收集表。（3）供应商源地评审检查表。（4）供应商资格评定表。（5）合格供应商清单。（6）供应商资格保持复审表。前两张表格规定了供方信息的收集范围和要求，第3张表格规定了供应商源地评审时应检查哪些项目；第4张表格规定了对供应商的最终资格评定；第5张表格规定了应建立合格供应商台账，记录供方信息；第5张表格规定了如何进行资格复审。把这些表格全部吃透，并按顺序执行表格，评审工作就能有效控制。
表格在项目施工管理中的应用，以“变压器就位”质量控制为例。QC工程师在开工前编制质量计划并发专业施工处执行。该计划共设置了11个工序，含1张主表和6张附表，分别为：（1）工序设置表。（2）文件检查记录表。（3）工机具检查记录表。（4）现场条件检查记录表。（5）就位前联合检查记录表。（6）变压器卸车前检查记录表。（7）就位完成后检查记录表。表格正文设置了检查项目、质量要求、检查记录、结论、所使用的计量器具、检查人员签字栏。对于此项质量活动，表格就好比作业规定，施工处收到计划后，只需按表格实施并填写记录即可。
4 表格在管理中发挥的作用
表格具有“工具”作用，拿着工具干活，自然能够起到增速提效的作用。表格是管理的书面表现，具备简洁、明了、易操作的特点，他能够把企业制度化的规定转化为可操作的表单。
表格具有“指导”作用，他能够指导执行者如何工作。表格中设置的栏目实际上是在告诉执行者，关于此项工作，需要做哪些事情，达到什么标准，记录哪些内容，找谁办理手续。
表格具有“下达任务”的作用，能够推进工作进程。收到表格就好比接到任务，表格中列举的事项就好比安排了执行者接下来应该做的事情，没有办理就无法交付或闭环表格。
表格具有“记录”功能，他能够及时记录工作的成果。一项工作完成后，最能证明其工作业绩的当属记录单，做到了凡事有据可查。
5 表格在应用中可能遇到的问题及建议
第一类为适宜性问题。部分表格可能难以填写，或者没有填写的必要，有些表格信息不全无法反应工作需要。一般原因为表格制作不合理、照搬其他公司、没有充分吃透相关业务的管理规定。建议组织定期检查，建立反馈机制，发现问题及时反馈改进，对于不增值的表格应整合。
第二类为表格的规范性问题。制度文件中的一张表格可能将被下载打印、填写、流转成千上万次，因此表格设计制作的质量尤为关键，好的表格能推进工作高效开展，劣质的表格可能会影响工作开展，或造成资源浪费。建议对表格做出书面规定，制作模板统一格式，杜绝个性飞扬。
第三类为表格的执行力问题。部分员工对填写表格存有抵触情绪和抗拒心理，或不会填表，或嫌麻烦，或应付工作瞎编数字、随意勾画。建议组织培训，讲授使用、流转和填写要求，在实施中进行检查，必要时采取考核手段。解决执行力问题需要一个过程，需要改变传统的做事方式，培养良好的工作习惯。
6 结语
社会已经进入表格化时代，小孩出生后要填“出生人口户籍登记表”，入学要填“入学申请表”，毕业要填“就业意向表”，找工作要填“个人简历表”等。表格化管理已经成为一种趋势，在各行各业中广泛应用，强有力的显现了他的作用。
企业的成功靠战略，战略的成功靠模式，模式的成功靠管理，管理的成功靠系统，全员参与，统筹规划，科学设计，系统实施，创新管理，持续改进企业管理方法和理念，能促进企业更高远发展。
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