公司信函写作例文

时间:2021-02-21 08:22:44 手机站 阅读量:

公司信函写作范文

敬启者:

发函者:

年月日

敬启者:

贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即将于 8~10 天内制作完成,特此奉告。我方建议,以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撒销信用证时付款。

我方一接到贵方确认书后,信用证就已开出,而货物即行启运并将文件寄出,作为向银行结账凭据。

敬上

发函者:

年月日

××公司:

二、破碎险。破碎险是一种特别保险,需收取额外保费。该险现行保险费率为 2%,损失只赔超过 5%的部分。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加 10%投保,我方当照此办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求,并等候贵方的答复。

××公司

×年×月×日

商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐,忌直不忌曲,而商业信函应清楚明确,不隐不曲。商业信函的写作要求是:

主题突出,观点明确

商业信函是为开展某项商业业务而写的,具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开,不要涉及无关紧要的事情,以免冲淡主题 ; 也不必象私人一般信函那样,写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确,回答对方的询问也要有针对性,不能答非所问,或故意绕弯子,回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任,所谈事项必须观点明确,交待清楚。例如答复对方订货要求时,必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等,一一交待清楚,切忌含混不清,以免日后纠纷。

面向对方,态度诚恳

态度诚恳是指信文内容应实事求是,不要夸夸其谈,弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受,也应用委婉地语气加以解释,以求保持良好关系,不致损害以后的买卖来往。

实事求是,谦恭有礼

经商往来要求实事求是,遵守职业道德,维护企业与个人的信誉,不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩,以谋求不正当利益。

谦恭有礼不是仅说几句客套话,而是要尊重对方,讲究文明礼貌。例如,收到对方来函,应尽快给以答复,拖延回信的做法是不礼貌的。

结构严谨、首尾圆合

结构严谨,要做到这一点应在动笔之前,首先把所要写的内容有条不紊地组织起来,列成提纲或打草稿,以免结构松散,首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。

语气平和,用词准确

用词要准确,不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不

当或不准确,常常会使对方引起误解,甚至被人利用而导致一方经

济损失。例如提请对方供货时,不要用 " 大量 " 、" 许多 " 一类词语,

应具体说明数量。同样,报价不能笼统地说 " 合理价格 " 或" 市场价格

,而应说明具体价格为多少,用何种货币,怎样结算,有没有各种附加收费,尽量避免使用 " 大约 " 、" 左右 " 一类词语。答复对方的来信,最好说明那封来信的日期、内容、编号,不要笼统地说 " 来信收到" 或" 上月来信 " 等,因为来信可能不止一封。

此外,信文用字应规范化,还要正确使用标点符号。

清楚简洁,注意修辞

信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

商业信函以实用为宗旨,它不象文学作品那样讲究修辞,但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句,就会影响意思的表达和信息的交流。

最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外,还要检查语句是否有毛病,以及检查信件是否能为对方理解和接受,经过检查认为满意后,再签名寄出。

版权声明 :以上文章中选用的图片文字均来源于网络或用户投稿 ,如果有侵权请立即联系我们 , 我们立即删除 。