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会计档案管理制度
第一章总则
第一条 为加强北京京城机电控股有限责任公司（以下简称公司）所属企事业单位的会 计档案管理，根据财政部、国家档案局1998年制定的《会计档案管理办法》,结合公司的实 际情况，制定本制度。
第二条 公司所属企事业单位，均应依照本制度管理会计档案。
第三条 会计档案较多的企业应建立会计档案分室，负责本企业会计档案的收集、整理、 保管、统计、鉴定和提供利用工作。
第四条企业应加强对会计档案管理工作的领导，明确档案管理部门的分管领导，配备 专职或兼职的会计档案员（出纳人员不得兼管会计档案），配备相应的档案库房、装具，逐 步改善会计档案保管条件，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失 和泄密。
第二章会计档案分类
第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和 反映本企业经济业务的重要史料和证据。具体包括：
1、 财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表、附注及文字说明, 以及其他财务报告。
2、 会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账簿，以及其他会计 账簿。
3、 会计凭证类：包括原始凭证，汇总记账凭证，以及其他会计凭证。
4、 工资发放名册。
5、 其他类：包括银行存款余额调节表及对账单、税务资料、其他应当保存的会计核算 专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管淸册（或案卷目录）、会计档案销毁清册。
第六条 会计档案的整理和立卷
1、 会计年度终了要将装订成册的会计档案整理立卷。各种会计档案、会计凭证、账簿、 报表按本立卷，每本为一卷，按卷顺序编号。
2、 会计凭证按全年顺序统一编号，卷号应与会计凭证封面的册数编号一致。
3、 会计账簿按保管期限分类编制卷号
（1）现金、银行存款（借款）日记账，全年按顺序编制卷号。
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(2)总账、各类明细账、辅助账，全年按顺序编制卷号。
4、 会计报表按保管期限分别编制卷号
(1 )月、季度会计报表，全年按顺序编制卷号。
(2)年度会计报表，全年按顺序编制卷号。
5、 单独装订的立卷项目
涉及外事及对私改造等有关会计资料，要单独装订立卷，单独编制卷号。
会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，要单独装订立卷，单独编 制卷号。
第三章会计档案的管理
第七条会计档案的归档保管
1、 当年的会计档案，会计年度终了，可暂由各企业财务部门保管一年。
2、 年度终了，各企业财务部门要将会计档案分门别类登记造卅并填写“会计档案案卷目 录”表一式二份，一份随会计档案存放，一份由保管部门签章后退回财务部门，以明确责任。
3、 会计档案管理部门应分别建立会计档案清册、会计档案借阅登记清册、会计档案保 管清册，将历年会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。
4、 财务部门要指定专人管理会计档案，具体负责移交前的会计档案的整理、立卷、保 管工作，期满后负责移交档案管理部门。
5、 会计档案管理部门的工作人员，要负责全部会计档案的接收、整理、立卷、保管、 调阅、销毁等一系列工作。
6、 企业有条件时单独设立档案室，配备专用档案柜等有关设备。做到存放有序、码放 整齐、调阅方便等。
7、 机构变动或档案保管人员工作变动时，要办理交接手续，原档案管理人员编制会计 档案移交清册，交给接替人员；接替人员应将全部案卷逐一清点，清点无误后交接双方在清 册上签字。
第八条会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年 25年5类(详见附表)。上述保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应 当按照本制度附表所列期限执行。
各企业的会计档案的具体名称如有同本制度不相符的，要以比照类似档案的保管期限办 理。
保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要防热、防磁、防冻。
第九条会计档案借阅手续
1、 会计档案需要借阅时，档案管理人员要填写会计档案借阅登记清册，要将借阅人的 姓名、单位、日期、数量、内容、归还日期等情况进行记。
2、 外单位借阅会计档案，应持有单位正式介绍信，经企业主管领导批准后，办理借阅 手续。
3、 企业内部人员或部门借阅会计档案，要经过财务部门负责人或企业主管领导批准后, 办理借阅手续。
4、 借阅人员查阅档案时，档案管理人员要在场监督，不得离开，查阅人员均不得在案 卷中勾划或拆散原案卷，更不得抽换案卷的有关内容。
5、 借阅人员需要携带档案外出时，要经主管领导批准后，办理借阅手续。需要复制的 也必须经领导批准。
6、 会计档案管理人员要严格掌握借阅期限，过期不还的要及时摧还，以免造成丢失。
第十条会计档案销毁手续
1、保管期满的会计档案，由会计档案管理部门提出销毁意见，财务部门共同鉴定，严 格审查，编造会计档案销毁淸册。经本企业领导审查后，以书面形式报上级主管部门批准后 销毁。
2、 对于其中未了结的债权债务会计档案和有关凭证，要单独抽出另行立卷，直至保留 到确无保存价值时，或结清债权债务为止。
3、 会计档案销毁时，由会计档案管理部门和财务部门共同派员监销。
4、销毁后，经办人员要在“销毁审批单”上签字或盖章，审批单和销毁清册一并归入档
案备查。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、产权等原始凭 证不得销毁。应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应 当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册（或案卷目录）中列明。
第十二条 采用电子计算机进行会计核算的企业，应当保存打印出的纸质会计档案。存 贮于磁性介质上的会计资料在未打印成书面资料前要妥善保管。根据企业业务量的大小和计 算机的存贮能力而定复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。会计数据的备份 应分别存于两个以上不同的建筑物内。
第十三条 企业因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手 续之前形成的会计档案，移交上级主管部门代管；二级企业的下属部门有上述情况者，其会 计档案仍由归口单位档案室分管
企业合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原各企业的会计档案应当由合并后的 单位统一保存；企业合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。
第十四条 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交淸册，列明应当移交的会计档 案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双 方的企业负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册 上签名盖章。
第十五条 预算、计划、制度等文件材料，由二级企业的秘书部门按行政类档案管理归 挡。
第十六条 各企业财务部门负责对本企业所属企事业单位会计档案工作的指导、监督并 定期组织检查。
第四章附则
第十七条 本制度由公司资产财务审计部负责解释。
第十八条 本制度自发布之日起实施。
企业会计档案期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一—
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行日记账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
■ 一
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报吿
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
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15
银行对账单
5年
16
税务资料
5年
事业单位会计档案期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
■一
会计凭证类
1
事业单位的各种会计凭证
15年
包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表
会计账簿类
2
日记账
15年
3
总账
15年
4
明细分类、分户账或登记簿
25年
5
现金出纳账、银行存款账
6
固定资产明细账（卡片）
固定资产报废清理后保管5年
—?
财务报吿类
7
单位决算
永久
8
基本建设拨、货款年报（决算）
永久
9
单位会计月、季度报表
5年
所属单位报送的保管2年
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行对账单、调节表
5年
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