商务文秘知识介绍

时间:2021-04-08 08:26:28 手机站 阅读量:

商务文秘知识介绍

商务文秘知识 商务秘书business secretary 指协助上司处理各类商业性事务,并且负责起草合同,联络客户,收发函电,参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策,以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务,等等。

  发展前景 随着我国市场经济的迅速发展,商务秘书人员以惊人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体,他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织,对商务秘书人员的要求是越来越高,他们从官职型向职业型、复合多能型转变。

  卓有成效的为企业经理层服务,高标准,高效率的完成本职工作。而目前全国大多数商务秘书人员没有经过专门的培训和考核,只能维持一般性的文秘工作职责。很多不具备现代商务秘书应具有的素质。为了培养具有现代秘书意识和技能,能适应社会主义市场经济发展需要的秘书人才。为此中国商业联合会从2003年开始对全国商务秘书人员进行统一的培训和考核。

  商务秘书要求是复合型人才,不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识,而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能,能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。

  商务秘书工作内容 岗位描述: 1.负责安排部门内部会议,并且负责会议记录以及会后的文字整理工作; 2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作,代表公司与购销双方联络。

  3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系,不断拓宽现有客户的产品渠道,丰富业务内容。

  4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。

  5.一人跟单到底,把合同执行到最后。

  岗位要求: 1.(根据单位具体情况而定),大专及以上学历,熟悉办公自动化。

  2.善与人沟通,有较强谈判能力。

  3.性格细心严谨,稳重塌实,有事业心。

  4.有团队合作意识和敬业精神。

  国际商务秘书工作主要有以下几个特点: 1.辅助性 在国际商务活动中,秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时,都应根据上司的意图、指示来办理,而不能代替上司做决定;秘书应选择适宜的时机和场合,通过提出意见、建议的方式提醒领导慎重决策;对上司一旦拍板决定的事项,秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。

  辅助性是国际商务秘书工作的基本属性。秘书只有通过有效沟通,使自己好的建议、意见为领导所采纳,并以上司的名义或组织的名义去贯彻执行,才能真正地发挥补充作用。在许多企业中,上司是很愿意向秘书征求对各种问题的意见的,因为秘书掌握公司各方面的信息,与基层的员工联系比较紧密,又身处公司的中枢部门,提出的意见和建议一般有一定的代表性。秘书的辅助性特点可以从以下两个方面去认识: 一是服务性,是指国际商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的。企业管理者在组织中具有计划、组织、指挥、协调、控制的基本职能,他们必须要考虑有关组织技术、规章 制度、经济目标、社会态度、公众需求等各方面的因素,因此他们的行为将侧重在计划、协调、沟通、监督、激励、评价等六个方面。在这些工作中,国际商务秘书应追随在上司左右。秘书要为上司的决策和管理提供服务,而且这种服务多侧重于事务性工作。比如,上司要主持召开一次会议,秘书要做的是会前准备好材料,搜集上司讲话所需要的信息,布置会场,召集与会人员,准备会议场地,还包括会上的组织服务、会后的逐一催办落实等,秘书应靠自己全面的服务和辅助,使这次会议圆满成功。

  二是从属性,是指国际商务秘书人员在处理任何问题时,必须根据上司的意图和要求处理,不能超越自己的职权范围,遇事不能自作主张,自行其是。从属性是由秘书的从属地位决定的,秘书的从属地位决定了秘书所做的一切都必须依上司的意图行事。

  2.中介性 国际商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员,起着承上启下、联系左右;沟通内外的作用。国际商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介位置展开各项工作的,因此必须要树立中介的意识,正确地把握自己在工作中的位置,把工作过程视作发挥中介作用的过程。只要能真正起到桥梁、纽带、媒介的作用,秘书工作就一定能卓有成效。

  3.综合性 秘书部门是综合办事部门,国际商务秘书的工作是为上司的各种国际商业事务工作服务的,因此国际商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及国际商业事务工作的各个方面,内容具体而繁杂,因而具有鲜明的综合性。国际商务秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。凡涉及企业工作运转的一切事务,秘书人员和秘书部门都有责任担负起来;涉及职能部门协调运作的一切事务,包括由业务工作引起的各种事务,也是国际商务秘书应自觉担负起来的工作;对企业中出现的新问题、新事务、新情况,需要协调和解决的问题,秘书都要参与。因此,秘书工作的内容是全面且多样的。秘书工作的综合性还表现在秘书要有条理地处理纷繁复杂的事务性工作,在综合服务中完成辅助管理的职责。

  4.机要性 机要性,是指秘书工作的机密性和重要性。国际商务秘书身处企业的决策者、管理者身边,企业秘书部门最贴近企业的中枢部分,秘书工作的一个重要部分就是辅助上司进行决策管理和开展各种商务活动,所以在秘书工作中有相当的内容属上司的工作范围。因为工作需要,秘书必须了解和掌握这些工作内容,甚至在有些必要的场合,还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。

  而且,在上司的工作中,相当一部分内容关系组织的重大决策和重要事项,由于办理事务的需要,上司对秘书是不保密的,为了便于处理事务,秘书比别人知道组织的秘密会更多一些、更早一些,秘书还要负责保管组织的各种保密文件,这些都决定了秘书工作具有机要性。

  另外,国际商务秘书的工作内容涉及范围广,工作环境错综复杂。对于国际商务秘书来说,既需要对各方面的工作和情况了如指掌;又有必要明确哪些是需要自己知道的,哪些是 自己不必知道的。知道的内容要守口如瓶,不必知道的,绝不好奇打听,自觉减少失密的可能。这也是秘书工作机要性的特点之一。在国际商务秘书工作中,涉及本企业商务贸易、经济技术、产品开发、客户资料以及组织决策管理等方面的信息,都需要做好工作。

 

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