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电话管理方案
公司电话采用统一调配、集中管理的方式。
为方便公司的对外业务联系，公司为因工作有需要的员工提供长途电话服务。
长途电话管理
长途电话的使用采取随身密码服务与授权登记相结合的形式。凡部门正副经理以上职位的领导，凭随身密码使用长途电话（随身密码的使用方式详见有关指南），其它员工一律凭部门正副经理以上领导的授权后方可使用长途电话，如遇本部门领导外去，可跨部门申请授权或直接向公司领导申请授权。
为使公司电话资源得到合理、有效的便用，公司对所有电话均实施计费监控措施，对长途电话、声询电话根据需要每月至少作一次统计分析，具体措施为：由行政人事部分部门统计、打印通话计录清单，将该清单与“业务长话授权记录卡”相核对，并将核对结果制作报表上报公司领导和通话人所在部门领导。公司有权对非公司业务的长途电话、声询电话追究拨出当事人责任。
长话授权的交换机系统操作由前台专人负责，操作方法如下：员工使用长话前须填写“业务长话记录卡”，并将经过合法授权后的“业务长话记录卡”交前台，前台凭该卡按授权内容将指定分机上的长途功能开通，并通知被授权人电话开始通话，一般一次开通长途的时间为10分钟，如有特殊需要需延长时间的，可在“业务长话记录卡”上注明。通话完毕后，被授权人有义务及时告知前台人员取消该分机长途功能，前台管理员也须主动了解通话状态，及时关闭目标分机的长途功能，以免造成不必要的损失。（具体操作见附后流程图）
为方便业务联系，公司开通了以下特别服务号码，员工无需要经过任何申请即可使用任一分机拨打特别服务号码。现已开通的特别服务号码有：
计费系统管理
电话计费系统由行政人事部专人负责管理，其他人员一律不得进行非法操作；
对系统内通话记录的查询与打印，采取严格的授权许可制度，公司所有通话记录的查询与打印，均需分管行政人事副总经理的书面授权后，系统管理员方可进行相关操作。
长话授权登记表
序号
通话日期
通话起止时间
被授权人
被授权分机号
记录卡号
备 注
使用长话流程图
提出申请无授权关闭目标分机长途功能被授权人及时告知前台前台随时了解通话状态在目标分机上通话部门正副经理以上领导获得授权授权开 始通知被授权人开始通话开通目标分机长途功能登记“长话授权登记表”接受“业务长话记录卡”填写“业务长话记录卡”申请人 前台 被授权人结束结 束前台结束通话
提出申请
无授权
关闭目标分机长途功能
被授权人及时告知前台
前台随时了解通话状态
在目标分机上通话
部门正副经理以上领导
获得授权
授权
开 始
通知被授权人开始通话
开通目标分机长途功能
登记“长话授权登记表”
接受“业务长话记录卡”
填写“业务长话记录卡”
申请人
前台
被授权人
结束
结 束
前台
结束通话
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