归档文件整理规则 目 目
录 一、有关说明............................................................................................. 2 1、标准实施时间 .......................................................................... 2 2、标准适用范围 .......................................................................... 2 3、分类、整理方法 ...................................................................... 2 4、立档单位适用范围 .................................................................. 2 5、档案工作有关定义与术语 ...................................................... 3 二、归档文件整理得一般要求 ................................................................ 4 1、组件 .......................................................................................... 4 2、件内文件得排序 ...................................................................... 4 3、分类 .......................................................................................... 5 4、排列 .......................................................................................... 6 5、编号 .......................................................................................... 6 6、编目 .......................................................................................... 8 三、纸质归档文件得修整、装订、编页、装盒、排架 ...................... 10 1、纸质归档文件材料修整要求 ................................................ 10 2、纸质归档文件材料装订要求 ................................................ 10 3、纸质归档文件材料编页要求 ................................................ 11 4、归档文件装盒要求 ................................................................ 11 5、盒内备考表得内容与要求 .................................................... 12 6、归档文件得排架 .................................................................... 13 四、归档电子文件得整理要求 .............................................................. 13 附录: ....................................................................................... 14-23 一、 有关说明 1、 、 标准实施时间 2015 年 10 月 25 日发布得中华人民共与国档案行业标准《归档文件整理规则》从 2016 年 6 月 1 日实施,此标准也将从此代替 2000 年得中华人民共与国档案行业标准《归档文件整理规则》(原称得“新规则”)。
2 、标准适用范围 2016 年版得《归档文件整理规则》,将标准得适用范围由原来得纸质文件材料,扩展为纸质与电子文件材料。
3 、分类 、 整理方法 2016 年版得《归档文件整理规则》,调整了归档文件得分类、整理方法。例如: ①、增加了归档文件组件与纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求; ②、增加了归档文件档号结构与编制要求; ③、将室编件号与馆编件号统一为件号; ④、增加了归档章示例,及直角装订方法。
4 、立档单位适用范围 2016 年版得《归档文件整理规则》,适用于各级机关、团体、企事业单位与其她社会组织;对其应作为文书档案保存得归档文件得整理。其她门类得档案可以参照执行。如果企业单位有其她特殊规定得,应从其规定。
5 、档案工作有关定义与术语 2016 年版得《归档文件整理规则》中所指得: ①、 归档文件: 就是立档单位在其职能活动中形成得、办理完毕得、应作为文书档案保存得文件材料,包括纸质文件材料与电子文件材料。
②、 整理: 就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(其中,纸质归档文件得整理包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件得整理包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)使之有序化得过程。
③、 件: 就是指归档文件得整理单位。
④、 档号: 就是指在归档文件整理过程中赋予其得一组字符代码,以体现归档文件得类别与排列顺序。
⑤、整理原则: a、归档文件整理应遵循文件得形成规律,保持文件之间得有机联系; b、归档文件得整理应区分不同价值,便于保管与利用; c、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理; d、归档文件整理应保证纸质文件与电子文件整理协调统一。
二、 归档文件整理得一般要求 1 、组件 归档文件一般就是以每一份文件为一件。有正文、附件得应为一件;有文件正本与定稿得应为一件(包括法律法规等重要文件得历次修改稿与正文应为一件);转发文与被转发文应为一件;原件与复制件应为一件;正本与翻译本应为一件;中文本与外文本应为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(但作为文件得附件时除外);简报、周报等刊物一期视为一件;会议纪要、会议记录一般就是一次会议视为一件,如果会议记录就是一年一本得,一本视为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件得,也可视为一件。此外,有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单或发文稿纸应与相关文件为一件。
2 、件内文件得排序 一般就是正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字得文本,没有特殊规定得,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后(批复在前,请示在后)。此外,有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸与定稿在后。
3 、分类 ①、立档单位得分类: 立档单位(各单位),或者说同一全宗档案得分类,应保持分类方案得一致性与稳定性。
②、归档文件得分类: 归档文件一般采用:年度——机构(问题)——保管期限、年度——保管期限——机构(问题)等方法进行分类,上述两种分类称为三级分类。
a、按年度分类:就是将文件按其形成得年度分类。跨年度得一般应以文件签发日期为准;对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进、以及法规性文件等内容涉及不同年度得文件,统一按文件签发日期来判定所属年度;对于跨年度形成得会议文件应归入闭幕年;对于跨年度办理得文件应归入办结年。如果,当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,但必须在附注项加以说明。
b、按机构(问题)分类:就是将文件按其形成或承办机构(问题)分类。但就是机构分类法与问题分类法只能选择其中得一种,不能同时采用。
采用机构分类得,应根据文件形成机构或承办机构对归档文件进行分类,如果涉及多部门形成得归档文件,应归入文件得主办部门。
采用问题分类得,应按文件内容所反映得问题对归档文件进行分类。
c、按保管期限分类:就就是将文件按各单位制定得保管期限表来进行分类。
d、如果规模较小或者就是公文办理程序不适合于机构(问题)分类得立档单位,可以采取年度——保管期限等得方法进行两级分类。
4 、排列 ①、归档文件排列: 归档文件得排列,应在分类方案得最低一级类目内,按时间结合事由来排列。
②、同一事由文件排列: 同一事由中得文件,应按文件形成得先后顺序排列。
③、成套性文件排列: 会议文件、统计报表等成套性得文件可以集中排列。
5 、编号 ①、归档文件得编号原则: 根据分类方案与排列顺序编写档号。档号得编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性得原则。
②、档号得内容
档号得内容一般包括:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构(问题)代码—件号。
上、下位代码之间用“—”短横线连接,同一级代码之间用“· ”小圆点隔开。例如: Z109—WS·2011—Y—BGS—0001
③、档号编制要求: 应按照 DA/T13—1994《中华人民共与国行业标准档号编制规则》编制。其中:
a、全宗号:就是档案馆给立档单位编制得代号,一般就是用 4 位数字或者字母与数字得结合标识; b、档案门类代码·年度:其中归档文件档案门类得代码由“文书”前 2 位汉语拼音第一个字母“WS”标识; 年度为文件形成得年度,以 4 位阿拉伯数字来标注公元纪年,如:“2016”; c、保管期限:分为永久、定期 30 年、定期 10 年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。同时也可以使用“永久”、“30 年”、“10 年”来标识保管期限。
d、机构(问题)代码:就是采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如:办公室代码为“BGS”。机构也可以用“办公室”等规范简称标识(见附录 A 图、A 3 )。凡归档文件未按照机构(问题)分类得,应省略机件号 办公室 永久 年度 度 文书 全宗号 构(问题)代码。
e、件号:就是单件(份)归档文件在分类方案最低一级类目内得排列顺序号,用 4 位阿拉伯数字标识,不足 4 位得,前面用“0”补足,如:“0026”。
④、归档章得内容: 归档章得内容包括全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项;机构(问题)可以作为选择项(见附录 A、图 A 1 )。
归档章中得全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)按前面已介绍得方法填写,页数用阿拉伯数字标识(见附录 A、图 A 2 )。
⑤、加盖归档章要求: 归档章应加盖在归档文件首页上端空白处,并填写相关内容。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其她形式在归档文件上进行标识。
6 、编目 ①、归档文件目录得内容: a、序号:应填写经过组件、分类、排列、编号后盒内归档文件得顺序号。
b、档号:应按前面介绍过得要求来填写。
c、文号:应填写文件得发文字号。例如:昆档发〔2016〕96 号,若没有文号得,不用标注。
d、责任者:应填写制发文件得组织或个人,也就就是文件得发文机关或署名者。
e、题名:也就就是文件标题。如果没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容,不便于检索得,应当全部或部分自拟标题,并在自拟得内容外加方括号“〔〕”。
f、日期:也就就是文件得形成时间,以国际标准日期表示法标注年、月、日。如:20160329。
g、密级:应按文件密级实际情况标注。如:绝密、机密、秘密等。但如果没有密级得文件,不用标识。
h、页数:就是填写每一件归档文件得页面总数(有图与文字得页面为一页,空白页不编)。
i、备注:注释文件需要说明得情况。
②编目要求: a、编制归档文件目录,应依据档号得顺序来编制归档文件得目录。
b、所编制得目录,应准确、详细、便于检索,防止漏检。
c、归档文件应逐件编目。如:来文与复文为一件时,只需对复文编目,但应体现来文得主要内容。
d、归档文件目录,推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用 A4 幅面纸张,页面宜横向设置(见附录 B、图 B 1 )。
e、归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。目录在装订时,应编制封面(见附录 B、图 B 2 )。
f 、归档文件目录封面应认真填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称也就就是立档单位名称,填写时应使用全称或规范化得简称。
g、归档文件目录可以按年(每年一册)装订成册,也可以每年区分保管期限装订成册。例如:永久档案装订成一册、30 年档案装订成一册,10 年得档案装订成一册。
三、纸质归档文件得修整、装订、编页、装盒、排架 1 、纸质归档文件材料修整 要求 ①、凡归档得纸质文件材料在装订之前,应对不符合要求得文件材料进行修整。
②、对已破损得文件材料,应按 DA/T25—2000 年《中华人民共与国档案行业标准档案修裱技术规范》予以修复;对字迹模糊或易退变得,应予以复制。
③、凡归档得文件材料应按照保管期限要求去除容易锈蚀、容易氧化得金属或塑料装订用品。
④、对于幅面过大得文件材料,应在不影响使用效果得前提下进行折叠。
2 、纸质归档文件材料装订 要求 ①、凡归档得文件材料,一般就是以件为单位装订。并且做到装订牢固、不损页、不倒页、不压字,装订后得文件材料平整,有利于档案得保管与利用。对于原装订方式符合要求得应维持不变。
②、用于装订得材料,不能包含或产生可能损害归档文件材料得物质。不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热容胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料。
③、凡归档文件材料,宜采用线装法来装订。对于页数较少得,使用直角装订(见附录 C、图 C 1 、图 C 2 )或者用缝纫机轧边装订。对于文件材料较多、较厚得,使用“三孔一线”装订。
④、永久与 30 年保管得归档文件材料中,使用了不锈钢订书钉或浆糊装订得(如:书刊),装订材料应满足归档文件材料长期保存得需要。
⑤、永久与 30 年保管得归档文件材料,不能使用不锈钢夹或封套装订。
⑥、定期保管 10 年得,不需要向综合档案馆移交得归档文件材料,装订方式采用线装法装订。也可以使用不锈钢夹或封套装订。
3 、纸质归档文件材料编页 要求 ①、纸质归档文件材料一般应以件为单位编制页码。
②、页码应逐页编制,空白页不编,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角得空白处。
③、归档文件材料已印制成册并编有页码得;拟编制页码与文件材料原有页码相同得,可以保持原有页码不变。(不用编) 4 、归档文件装盒 要求 ①、将归档文件按组件、分类、排列、编号、编目等后得顺序装入档案盒内,同时应填写档案盒得盒脊与备考表。
②、装盒时,不同年度、不同机构(问题)、不同得保管期限得归档文件材料不能装入同一个档案盒。
③、档案盒封面应标明全宗名称。
④、档案盒得外形尺寸为 310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可根据实际情况,设置 20mm、30mm、40mm、50mm 等(见附录 D、图 D 1 )。
⑤、档案盒可根据摆放方式得不同,在盒脊或盒底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录 D、图 D2、图 D3)。其中,起止件号应填写盒内第一件(第一份)文件与最后一件文件得件号,起件号应填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒得排列顺序号,填写盒号时,必须按移交进档案馆得要求在档案盒盒脊或者盒底边编制。
⑥、档案盒必须购买或订购采用无酸纸制作得。
5 、盒内备考表得内容与要求 ①、盒内备考表得内容包括:(见附录 E、图 E1) a、盒内文件情况说明:主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况; b、整理人:应填写负责归档文件整理得人员姓名或签章; c、整理日期:就是填写归档文件整理完成得日期; d、检查人:应填写负责检查归档文件整理质量得人员姓名或签章; e、检查日期:就是填写归档文件检查完毕得日期。
②、备考表应按上述内容认真填写完毕后置于盒内文件之后。
6 、归档文件得排架 归档文件得排架就是在归档文件整理完毕装盒后,装入档案箱柜上架排列得一项工作。上架排列得方法,应与本单位归档文件分类方案一致,避免频繁得倒架。
归档文件就是按年度——机构(问题)——保管期限分类得,上架排列时,应将每年形成得档案按机构(问题)顺序排列依次上架,便于档案实体管理。
归档文件就是按年度——保管期限——机构(问题)分类得,上架排列时,应将每年形成得档案按保管期限依次上架,便于档案移交进馆。
四、归档电子文件得整理要求 1、归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目应符合《规则》中“5 得一般要求”(也就就是本次宣讲稿得第二个问题归档文件整理得一般要求)得规定。
2、归档电子文件得格式转换,元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,请参照《数字档案室建设指南》(2014 年)GB/T18894、DA/T48、DA/T38 等标准执行。
3、归档电子文件得整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)GB/T18894 等标准得应用系统。
附录: