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表扬某单位或个人的先进事迹、优良作风等而写的书信叫表扬信。信的作者，可以是单位，也可以是个人。表扬信通常用红纸抄出，送到受表扬的单位或受表扬者所在单位公开张贴，广而告之，既有张扬的意思，也有感谢的意思；有代表性、普遍性教育意义的表扬信还可以送到报刊上发表。其目的都是表扬好人好事、宏扬正气，搞好社会主义精神文明建设。
写表扬信，首先除了要写清表扬的是什么人(或事)外，更重要的，要突出受表扬的人或事所蕴涵的现实教育意义，并且要注意和当前形势的需要结合起来。其次，表扬的事迹要准确，评价要恰如其分，以免产生副作用。再次，要写得热情洋溢，语气恳切，切忌溢美编造。
表扬信的结构与一般的书信相同。
标题：表扬信（居中）
称谓：收信方是酒店就写酒店全称。（顶格书写）
正文：一是表扬原因，简明叙述员工的好品德，好作风。比如员工工作态度认真，待人热情，使我……。可以加入实际例子。二是用热情，亲切语言进行表扬，表明你的态度和心情。赞扬并鼓励。这部分自由发挥比较好吧！呵呵。
结语：“向xxx学习。”之类的话。
署名：发信人名字或发信单位名称。正文右下方。
日期：成文日期。署名下方。
xxx保安公司：
我家住京香福苑小区3号楼，搬来时间不长，但我感到小区管理很好，住在这个小区很安全。由于我们住平房习惯了，搬来后不时忘记锁自行车，在11月下旬，我早晨出来发现自行车丢了，很是着急。后来发现上夜班的保安柳国方同志把我的自行车推到他值班的门口给我看着，我很感动。自行车不值多少钱，但丢了很不方便。在12月上旬，我孙女的自行车也忘锁了，保安段军杰也给推到了值班室大门口给看着。还有，柳国方同志对工作认真负责，在8月份有很多孩子在草坪上踢球，不爱护花草树木，柳国方同志过去和他们讲道理，还差点挨打，但最终还是把他们说服了,从此这些孩子再也不到草坪上踢球了。总之，在小区北门值班的保安对工作都很负责，特此提出，望贵公司给予他们奖励和表扬。
3号楼2单元 业主：峰天雪地
2011年11月28日
表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
(二)称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人 的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机 关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
(三)正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
1.交代表扬的理由
用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出 最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。
2.指出行为的意义
在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种 好思想，好风尚，好品德。
(四)结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某 某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“ 深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用 语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶 格写。
(五)落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
表 扬 信
表扬信是以书信的形式，对在生活、工作和学习的某一个方面做出了贡献，发扬了风格的个人和集体加以表彰的实用文体。表扬信应把表扬的对象写清楚，表扬的事迹要写具体，真实的表达自己的感情。
表扬信多数是以信封装好交给受表扬的领导。一是肯定被表扬的先进事迹，二是表达感谢之情，希望受表扬的人或集体发扬成绩，继续进步。三是宣传先进思想和事迹。号召大家学习以便形成良好的风气，提高全民的素质。
[表 扬 信]
写表扬信与一般书信一样也分为称呼、正文和结束语。
写表扬信有4个要素：
1、人：表扬谁要明确。
2、事：他做了什么事，要有时间、地点和主要内容。
3、这件事说明了什么思想、发扬了什么风格。
4、有什么影响和作用。
范例：
××中学的校领导：
你们好：
今年寒假，我带着5岁的孙子到陶然亭滑冰场玩耍，孙子不小心跌了一跤，又哭又闹，哄也哄不住，抱又抱不起来。这时你校的两名男同学正在滑冰，听到孩子的哭闹声便跑了过来，抱起孩子，仔细看了孩子的脚，说恐怕是脚脖子的筋扭伤了，咱们送他到医院去吧。我当时已没了主意，只得跟随他们到天坛医院，他们抱着孩子进了急诊室，我给家里打了电话，孩子的爸爸、妈妈急急忙忙地赶了过来。医生说可能是骨裂需要照张片子。我们一家带着孩子楼上楼下地照片子、检查。早把两个同学忘掉了，他俩也悄悄地离去了。后来经打听方知他们是贵校初三（2）班的王山和马帅二位同学，他们这种助人为乐的高尚品质使我们全家都深受感动。并请求校领导对二位同学提出表扬。
今后我们全家要向二位同学学习，发扬雷锋助为人乐的高尚品质，使我们的社会处处充满爱的温馨。
最后让我再次向你们表示感谢！
此致敬礼！
刘淑珍
1995年2月3日