下面是小编为大家整理的某控股会议管理制度,供大家参考。
某控股会议管理制度 总则 第一条 目的 为规范某某控股会议管理制度,缩减会议规模,提高会议管理效率,保证会议质量,更好地提升集团总部经营管理水平,特制定本办法｡ 第二条 适用范围 本办法适用于集团总部级会议的管理,子集团级的会议管理规定参照本办法执行｡ 第三条 会议体系及会议设计: 集团总部会议管理体系设置两个层次,即集团总部级和子集团级｡其中集团总部级会议设置董事会会议､总裁办公会､专业工作会议､部门类会议(集团总部会议管理体系图见附件一);子集团会议设置管理类会议和执行类会议(子集团会议管理体系图见附件二)｡ 会议管理部门 第四条 集团办公室为集团总部会议的归口管理部门,主要负责: (1) 集团总部级和子集团级会议管理制度的制定和控制; (2) 集团总部年度(中)经济工作会议的牵头组织工作; (3) 集团总部管理工作会议的会议通知､议题及会议资料整理､会议记录､会议纪要等管理; (4) 子集团级管理类会议纪要的收集与管理; (5) 集团总部级会议纪律､会议效果评价和会议组合调整等工作; (6) 负责有关会议精神的宣传; (7) 负责集团总部级会议的服务｡ 第五条 会议的组织与管理 各会议组织单位负责各自会议的准备､会议过程管理､会议纪要､会议决议项调度等,相关会议议题､会议材料､会议纪要等报集团办公室备案｡
会议管理 第六条 集团总部会议管理体系的设计和调整:
由集团总部集团办公室负责定期对集团总部当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审,分年度和半年度对集团总部会议管理体系进行优化调整,各单位应严格按照集团总部设置的会议方案安排相关会议｡会议安排表明确各类会议的召开时间､地点､参会人员､主持人等;会议时间原则上不作调整,各单位应提前做好准备,若因特殊原因需调整或需临时召开的会议,由会议组织部门提前提出,集团办公室平衡,集团总部总裁审批后方可调整｡(每季度更新会议安排表,同时在集团总部内部网站上发布) 第七条 会前准备
(1) 会议通知及会议议题征集:会议组织部门确定会议具体时间､地点和参会人员, 根据会议类别提前 2-4 天下达正式参会通知,并同时向参会人员征集议题｡ (2) 会议议题及资料准备: 会议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关､控制,杜绝非相关议题入会,同时会议组织单位还应对会议材料提前调度､商讨,对资料的可用性初步判断 (3) 会务准备: 为确保会议能顺利进行,由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场｡ 第八条 会间管理
(1) 会议纪律:参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假,严禁无故旷会｡会议组织部门在会议开始前,应首先检查和核对与会人员,并将到会(未到会)人员情况简要告知会议主持人｡会议期间,参会人员必须关闭通讯工具｡ (2) 会议记录:会议组织部门要安排专人做好会议记录,对于重要会议应做好详细记录,必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料｡(附件五) 第九条 会后管理 (1) 会议纪要:会议结束后,会议组织部门要在 24 小时内形成会议纪要,会议纪要要求言简意赅､讨论主题不漏项,并提炼出其中会议决议项目; 会议纪要经会议主持人审核､签发后要及时发放有关单位和人员.有关会议纪要格式见(附件六)｡ (2) 会议资料汇总与归档:会议结束后,会议组织部门要及时把会议文件收集齐全,并定期送集团总部综合档案室归档,归档文件包括会议议程､会议材料､会议记录､会议纪要等｡
(3) 会议宣贯: 会议结束时,组织单位应针对会议特点､会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求｡与会者也应准确､及时的做好相关会议的宣贯､学习工作｡ (4) 会议决议项催办:为落实会议决定,各会议决议项责任人应严格按会议要求､时间进度完成会议决议,因特殊原因不能按时完成应提前向会议组织单位及项目指令人反馈;会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办､调度,并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总､报指令人审定｡有关会议决议项目调度反馈单格式见附件七｡ 考核规定 第十条 会议的考核与奖惩 (1) 不按集团总部统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议,各单位可拒绝参会,同时罚款会议组织部门负责人()元/次｡ (2) 因会议准备不充分,影响会议效果,达不到会议目的时,每次负激励会议组织部门()元｡ (3) 参会人员特殊原因不能参会时,应向会议主持人及组织部门请假,有无故迟到者罚款()元/次,旷会者罚款()元/次｡ (4) 会议期间未关闭通讯工具,有扰乱会议秩序者罚款()元/次｡
(5) 会议决议项不能按期完成,又无延期申请时,负激励责任人()元/次,并责令限期完成｡ (6) 为便于模块管理,各单位应严格按本会议管理制度规定的模板､格式组织相关会议,包括会议通知､会议记录､会议纪要､会议决议项调度单等,有违反者罚款责任单位领导()元/次｡ 附则 第十一条 本制度由集团办公室负责解释与修订｡ 第十二条 本规定自下发之日起执行,此前集团总部下发的有关会议管理办法同时废止｡ 附件 附件一､某某控股会议管理体系图 附件二､某某子集团会议管理体系图 附件三､集团总部级会议设置及议事范围
附件四､会议通知及议题征集单格式 附件五､会议记录格式 附件六､会议纪要格式 附件七､会议决议项目跟踪单格式 附件八､会议台帐管理
附件一､某某控股集团级会议管理体系图
附件二､某某控股子集团级会议管理体系图
附件三､集团级会议设置及议事范围
会议类别 会议名称 主要议题 会议组织
参会人员 时间 主持人 议题准备部门 经营决策委员会会议 经营决策委员会会议 会议功能侧重重大决策:集团的经营方针､发展规划和决定年度生产经营计划;集团有重大人事调整的讨论､决策;集团重大工作项目调度､安排;决定集团内部管理机构设置;集团重大管理政策､管理制度调整的评审､决策;集团管理体系､管理机制､业务管理模式及管理创新项目评审; 集 团 办 公室 总裁､ 副总裁､ 财务中心总监､ 特约顾问､ 议题相关部门负责人 每年三月 总裁
议题相关部门 执行委员会会议 年度经济工作会议 会议侧重统一思想､整合文化,落实年度任务:年度(中)经济工作报告;业务计划和业务收益工作报告;产业运营(技术创新､质量､营销等)报告;标杆管理经验介绍;表彰优秀部门､个人等 集团办公室 集团职能部门经理以上; 子集团副总经理以上 ;相关优秀员工 每年1 ､7月中旬 副总裁 议 题 相 关部门 业务计划与绩效工作会议 会议侧重于工作的执行､考核与监控:督促工作计划的落实与评审部门与事业部绩效考核;核心业务流程评审;业务管理模板评审､推广;资产､资金计划与控制报告;业务收益控制报告 集 团 办 公室 总裁､副总裁､ 子集团总经理､财务中心总监 ､与会议所议相关人员 每月 副总裁 人 力 资 源部､经营管理部､财务中心 业 务 协调 控 制经 理 办公会议 会议侧重于日常工作的业务协调与控制 集 团 办 公室 副总裁､ 子集团总经理､财务中心总监 ､会议相关人员 每周 副总裁 相关部门 专业工作会议 战 略 规划 与 经营 计 划评 审 会议 战略规划与经营计划执行情况分析,对出现问题的偏差分析,进一步工作安排和相关保障措施的制订等 战 略 发 展部 集团总裁 ､副总裁 ､相关职能部门 ､子集团负责人 每月 副总裁 相关部门
财务分析会议 集团财务状况分析,预算执行情况分析,资金收支状况,重大投资项目财务状况,财务运行和管理问题,优化集团财务状况措施等 财务中心 集团总裁 ､副总裁 ､子集团总经理 ､财务中心各部门经理 ､相关部门负责人 每月 财务中心总监 集 团 管理会议 集团管理情况分析,对子集团管理状况分析,管理制度和流程执行情况,集团职能部门支持服务功能发挥情况等 集 团 办 公室 集团总裁 ､副总裁 ､子集团总经理 ､集团相关部门负责人员 每月 管理中心总监 相关部门､子集团 部门运作会议 人力资源会议 集团人事管理､工资､绩效考核､及人员招聘等工作的协调､调度;子集团人力资源管理工作评价｡ 人 力 资 源部 相关部门负责人 每周 管理中心总监 信息技术会议 集团网络平台建设工作项目安排及协调､调度;信息化管理系统应用方案评审;信息系统应用培训､推广｡ 资讯部 有关职能部门负责人 每月 管理中心总监 战略计划与年度预算会议 集团次年度目标市场设计､评审;各子集团､中心次年度目标设计､评审和经营管理预算评审 战 略 发 展部 总裁､副总裁､部门经理以上､子集团副总经理以上者 ､相关评审单位人员 每年 12月 发展中心总监 各子集团､各中心
附件四:会议通知及议题征集单格式 某某会会议通知及议题征集单 类别:
□报告
□申请
□通报
■ 通知
□ 纪要
□计划 会签部门 会议时间:
会议地点:
会议主持人:
参会人员: 会议议题: 1､(固定议题名称列举)
(发言人) 2､(各单位提报议题)
(发言人)
请参会人员将需会议通报或研究决策的议题及相关资料于
月
日 时前以电子邮件或书面形式(按会议组织单位要求格式和内容)反馈某某部｡ 特此通知
批示: 批准 拟文 会议组织单位领导 会 议 组 织人 主送:相关单位 抄报:相关领导 抄送: 答复:
批准时间:200X 年 X 月 X 日
发放时间:200X 年 X 月 X日
附件五:会议记录格式 会议记录
会 议 名 称
会 议 地 点
会议时间 自
年
月
日
时 至
年
月
日
时 出席会议人员
列 席 人 员
缺席人员
主持人
记录人
本记录
页
审核人
批准人
会
议
议
题
注:会议记录薄由办公用品管理部门统一印制｡
附件六:会议纪要格式 某某会会议纪要 某某
[200X]第
号 类别:
□报告
□申请
□通报
□通知
■纪要
□计划 会签部门 会议时间:
会议地点:
会议主持人:
参会人员: 会议纪要: 1､ 2､
批示: 批准 审核 拟文 会议主持人 部门经理 会议组织单位 主送:相关单位 抄报:相关领导
抄送: 答复:
批准时间:200X 年 X 月 X 日
发放时间:200X 年 X 月 X日
附件七:会议决议项目跟踪单格式 会议决议项目跟踪单 项目内容
项目出处 会议第 X 次会议 责任人
指令人
完成时间
项目完成情况说明或延期(取消)申请说明:(附相关资料)
责任人签字:
时间:
年
月
日 验收部门意见:
责任人签字: 时间:
年
月
日 指令人意见: 1､项目完成情况:
完成□
未完成(或不合格)□
要求▁▁月▁▁日完成
2､延期:
不同意□
同意□
延期至▁ 月▁ 日完成 3､其它意见:
指令人签字: 年
月
日 说明: 1､此反馈单由项目责任人填写,于项目到期前 2-4 天反馈会议归口管理单位｡ 2､考核以及时反馈回执单及有关资料､凭证为准,由归口管理单位汇总报指令人审定｡ 3､项目跟踪人联系人:
联系方式:
附件八:会议管理台帐
会
议
管
理
台
账
会议类型 会议 名称 会议 时间 主持人 会议议题 纪要报 送时间