摘要: 基于高校办公的实际需求开发的管理系统必须具有实用便捷、安全性优、扩充性强等优点。本文以个案为对象,对高校办公自动化系统的功能模块、结构模式,以及技术构架标准、网络设计、主要特点和今后的升级趋势等方面作了深入的研究探讨。
关键词: Word高校办公自动化系统个案研究
校园办公自动化是教育信息化的重要组成部分。随着“知识管理”理念的提升和实践,高校办公的网络化、智能化和空间的泛化,高校管理必须实现决策系统高层与基层的信息系统互联,从而有效缩短信息上达下传的途径。在Internet网逐渐普及和校园网不断完善的条件下,设计与信息时代相适应、满足当下高校多校区运行的办学模式需求的、可以整合多校区之间信息资源的自动化系统势在必行。本文在个案的基础上,深入研究探讨与Word完全兼容的高校办公自动化系统。
一、系统功能模块
在高校日常办公中,公文流转是主要环节,信息发布是重要内容。本系统以校办(核稿秘书)为控制中心,以学校二级单位为工作站,以注册用户为工作点,以校园网用户为信息发布对象。校办对涉及的所有数据进行统一管理,各用户根据所授予的权限使用信息。根据实际需要,本系统建立了十个功能模块,主要有以下几个模块。
1.文件处理。注册用户进行文件的新建、修改、发送、签发等使用此模块。
2.事务申请。供注册用户进行会议、通知和简迅的新建(申请)、修改、发送等步骤的操作。
3.每周安排。为校园网用户浏览已发布的每周安排(会议、活动)。
4.文件查询。用户按所授予的权限查询已发布的文件信息,查询权限自小到大划分为匿名用户、注册用户、校领导和管理员四级。
5.校内通知。供用户浏览已发布的校内通知。
6.统计数据。定期发布最新的学校统计数据。
7.个人办公。包括电子邮件、日程安排、个人事务和口令修改四个子模块。
二、系统结构模式及技术构架标准
该系统功能模块采用B/S方式,主要分核心程序、应用程序两大部分。在B/S方式下,用户无须安装客户端,比C/S方式更为简便。系统由如下几个层次构成。
第一层为操作系统层,可以支持主流的各种操作系统,包括Windows NT、Windows 2000、Windows 2003等。第二层为基础数据库层,能够支持主流的各种数据库,包括Oracle,DB2,SQL Server,Sysbase等。第三层为应用服务层,即面向用户的系统应用服务。
核心程序及后台管理程序主要由Java编程实现,其中的操作管理模块记录了所有用户程序的操作步骤,系统管理员通过机构、岗位、用户、角色等管理模块为用户制定实际的工作流程及各步骤的用户权限和数据发布范围等。
用户程序根据核心程序的管理数据为各用户提供相应的服务(工作流程中各步骤的操作权限和实际工作内容等)。如:用户对内容编辑/查看操作、下一步工作流程的选择、下一步工作接受者、公文的新建、发布、归档等。系统原理如下图所示:
本系统在技术架构方面支持了主流的技术规范或工业标准,主要包括:
三、系统网络设计
核心程序以功能为主,应用程序以Web界面为主,程序主要采用ASP及Delphi编程实现,数据库采用SQL Server,文档直接存储为文件格式,操作系统以微软的视窗为主(客户端:Windows 2000、Windows XP或更高版本,服务端:Windows Server 2000或更高版本)。系统模型如下图所示:
Delphi是美国Borland公司出品的开发工具,它具有功能强大、运行速度快、易于学习和使用和开发效率高等特点,是可视化应用编程开发环境、可重用性面向对象编程语言、快速编译器和数据库的完美结合。
ASP是微软开发的一套服务器端运行的脚本平台,内含于IIS当中。通过ASP我们可以结合HTML网页、ASP指令和ActiveX元件建立动态、交互且高效的Web服务器应用程序。同时,ASP支持VBScript和JavaScript等脚本语言,默认为VBScript。更重要的是ASP可以和诸如SQLServer这样的数据库进行挂接,这是ASP一个非常强大的功能所在。
SQL Server同样也是微软开发,完全可以满足高校目前办公系统数据量的需求,加上与Windows平台的无缝集合,使其也成为最热门的数据库软件之一。
用户日常工作大多采用了微软的Office办公工具,这里系统使用Office办公工具的Word作为主要的文档编辑/查看工具。文档代理的主要功能是为了方便用户在浏览器中使用Word。
四、系统主要特点
1.与Word的完全兼容。Word是当前日常办公主要的文档编辑工具。系统通过用户本机的IE浏览器调用Word,与Word完全融合,并充分利用Word强大的文档编辑功能,实现了文档编辑过程中的显示修订功能,使文件流转中的每个人,都能明了文件被修改的内容、时间和操作人。实现方法是:系统为用户提供自行开发的Active X控件,Active X控件是一个存在于WEB服务器上的文件,该文件包含执行某项或一组任务的代码,控件可以执行公用任务(在本系统中主要用来上传或下载指定的.doc的文档)。用户在安装该控件后,打开工作流程中的事务时,程序能够自动打开事务内容中的Word文档。
2.实用简捷的电子签名。文件在网上流转,要经过数人的签名以明确责任、产生效力。目前,我国虽已颁布《电子签名法》,但该法律规定的电子签名是通过制作数据或与第三方认证相结合来认定其效力。但显然这一方法过程复杂、成本较高。对于校内文件,《电子签名法》并不适用。根据校内文件的特点,本系统采用的方法是:管理员为每个校领导和核稿秘书各一套用户名和密码,为每个部门提供二套用户名和密码(秘书拟文和部门领导阅核各一套)。系统通过简单的ASP脚本语句将服务器上注册用户登录后的操作信息(如操作人编辑文档的IP地址和时间)原原本本地反映出来,通过这两者的结合,既能减轻系统的工作压力,减少签名人的工作量,又能形成相对完整的证据链。在本系统中,签名的效力认定证据链如下图所示:
3.三道安全防线,有效保障系统的正常运行。安全性是办公系统的重要问题。本系统对信息安全建立了三个保护层。第一层,通过安全路由策略,把系统服务限制在校园网内。第二层,采用用户名和口令的验证确定用户的访问权限。第三层,在数据层中,用户根据授权可读写数据库中相应的数据,作为最后一道防线。
5.友好的用户界面。系统用户界面内容即用户实际工作所需,每一模块围绕“正在办理”、“收到事务”、“发出事务”等进行操作。同时当用户有事务需要处理时,系统将通过页面上的红色滚动字体和弹出窗口并有音乐响起三种功能提示用户。
6.良好的可扩充性。系统采用开放模式,研制开发的目标之一是不断满足用户的需要,例如系统预留了与上级办公系统的接口。
7.数据分级管理。用户根据授权使用相应程序模块,同时办公数据也分级存取,各部门使用本部门的数据,匿名用户只能使用局部数据。办公数据存储时,同时记录数据操作的用户名等信息,系统在用户使用数据时将对用户身份进行验证,符合系统许可的方可进行数据查看、编辑等操作。
五、系统进一步升级拓展的趋势
结合当前我国高校办公自动化系统的使用情况,新一代高校办公自动化系统应从以下几个方向进行升级改造。
1.探索新型的、功能强大的数据信息收集与处理机制。面向知识管理的新一代系统将集成各种知识信息,这些知识信息不限于目前可预见的知识信息。
2.在全校范围内信息资源的一体化、集成化,在权限管理程序的设计与实现上要有新的突破,实现资源的合理共享。在网络基本应用服务的实现上,我们可以采用更为强大的net技术,采用Oracle等大型数据库满足更大规模的数据应用需求等。
3.灵活的、便捷的工作流程管理。高等教育飞速发展必将给高校带来管理模式、工作流程及方法的快速变革,在该系统的下一步拓展中须能快速适应这种变化,及时调整原有流程。新的工作流程模型设计应跳出现有的、简单的树形结构与基本的网状结构的限制,逐步转变为灵活便捷、可根据需求控制的两工作点间相互连通的新型密集网状拓扑结构。
4.在现有基础上继续提高办公自动化系统的安全性,通过数字签名技术确保新系统内信息和文件有效性。在后续的改进中,我们可以为每个用户提供一把私人密钥(私钥),用户用私钥对信息及文件加以处理,由于私钥仅为本人所有,因此能保证文件在签发后到收到为止未曾被非法篡改过,确保签发文件的真实性。
参考文献:
[1]张丽.信息系统与高教管理模式的改革[J].江苏高教,2003,(3).
[2]教育部教育信息化领导小组办公室.实施“教育信息化建设工程”加快教育现代化进程[J].中国高等教育,2004,(10).
[3]飞思科技产品研发中心.Delphi6高级编程[M].电子工业出版社,2002.
[4]贾佳,郝洪明.ASP与SQL Server网站架设[M].机械工业出版社,2003.
[5]祝建辉.电子签名责任归属的法律框架初探[J].四川行政学院学报,2003,(3)