(规范性附录)
会场布置相关要求
坐席牌
坐席牌的设置和摆放要求包括:
宜选择三角形坐席牌,一般长15厘米~20厘米,宽7.5厘米~10厘米,双面展示;
坐席牌字体格式统一、大小合理;
根据座次要求摆放坐席牌,不同场合的摆放要求参见表C.1。
坐席牌摆放要求
场合
摆放要求
接待室
距沙发扶手前缘5厘米~6厘米处摆放
圆桌会议室
距麦克风右侧3厘米~4厘米、距客人座位桌边50厘米~60厘米处摆放
大礼堂
摆放靠近麦克风右侧3厘米~4厘米、距离客人座位桌边50厘米~60厘米处摆放
麦克风摆放要求及电池管理
麦克风的摆放要求包括:
有线麦克风,麦头高度距桌面20厘米;
无线麦克风(使用麦克风架),高度距离桌面20厘米,麦架距离演讲人20厘米;
多人使用麦克风时,主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。
麦克风电池管理
麦克风电池应存放在干燥凉爽的地方,每次充电10小时~12小时(具体可根据电池充电计算公式:充电时长=电池容量/充电电流),充完电检查电池是否漏液等,确保电池正常使用。电池使用期限一般为1年。
记录纸、笔
记录纸宜选用79克或80克的A4纸,如桌子铺有桌布,则需要加写字板,均置于会议材料下面。
记录笔宜选用中性笔和HB铅笔。中性笔颜色为黑色2支,铅笔颜色为红色、黑色、蓝色各1支,笔尖朝上按顺序放入笔筒,笔筒置于记录纸右上角与桌沿平齐位置。
大型会议和其他一般会议不设置笔筒,可配备记录纸2张、记录笔2支(中性笔),记录笔摆放在记录纸的右侧,与纸沿平行,竖放。
饮用水
宜使用直饮净化水。
水杯置于会议桌右上角,距参会人员12厘米~15厘米处。
主席台、接待室摆放饮用水时宜配放瓷杯。
演讲台
演讲台高度一般为1.2m左右,适合身高超过170cm的嘉宾,如需要可增加垫脚。
麦克风头与演讲人下颌距离保持30厘米,垂直距离地面1.5米为宜。
当设有主席台和投影,且投影在主席台正中后方时,演讲台宜摆放在主席台右侧(主席台视角),与参会席中线呈60 °。
无投影或投影在主席台后方两侧时,演讲台可摆放在主席台中央。
其他
音响关闭后,方可卸除有线话筒,无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。
会议室需有禁烟标识,地面做好防滑。
(规范性附录)
大型会议和座谈会座次安排
大型会议
主席台一般应排定座次、放好坐席牌。
领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置, 见图B.1。
领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,见图B.2。
其他情况下,按办会单位意见排列座次并检查确认。
主席台人数为奇数时座次安排
主席台人数为偶数时座次安排
座谈会
长条桌
长条桌与正门正对时,会议座位安排参见图B.3。
长条桌与正门侧对时,会议座位安排参见图B.4。
A为客方(或上级领导),B为主方。
长条桌与正门正对时会议座位安排
进门右为客方,左为主方。
长条桌与正门侧对时会议座位安排
沙发席
与外宾会谈时,会议座位安排参见图B.5。
与上级领导座谈时,会议座位安排参见图B.6。
A为主方,B为客方。
与外宾会谈时座位安排示意图
A为上级领导,B为主方领导。
与上级领导座谈时会议座位安排
圆桌会议
圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式,旨在体现参加各方地位平等,其座次安排一般无主次之分。
(规范性附录)
设备调试
灯光
逐个开关灯光,检查其照明效果。应单独检查开放投影时主席台的灯光效果,同时还应检查灯光对主席台人员的照射。
音响
音响宜提前1小时打开,并将所有有关的音响设备连接,会议开始前30分钟、10分钟分别再检查确认。轻微抖动连接线与移动底座、摇动话筒接口,测试声音是否正常,不可抖动、摇动幅度过大、次数过多。
逐个调试话筒音量,以不同位置、最远距离可以听清、并感觉音量适中为准;检查无线话筒电池电量及备用电池情况。
将音频线连接至电脑,测试有无声音,声音效果是否正常,音响应无杂音、电流声、音频干扰等。
投影
检查电脑是否兼容,不兼容时可尝试设置电脑分辨率或更换电脑予以解决。
投影应无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。
激光笔
激光笔电池电量充足,使用完毕后应及时拆除电池。
激光笔上下换页键与光束应正常,在10米范围内可正常使用。
空调
会议室内温度高于26℃时,宜开启空调;温度低于26℃时,可根据现场情况开启空调。
会议开始前30分钟打开空调,将温度调控在26℃。
LED显示屏
待计算机操作系统进入主控软件后,方可打开LED显示屏电源,避免在全白屏幕状态下开启LED显示屏。
下列情况不应开启LED显示屏:
LED显示屏主控计算机没有进入控制软件程序;
LED显示屏主控计算机未通电;
LED显示屏主控制部分电源未打开。
LED显示屏屏体部分出现异常亮光区域时,应及时关闭显示屏电源。
LED显示屏电源出现频繁跳闸现象时,应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。
根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况,定期做好除虫工作。
(规范性附录)
茶具准备、续茶规范
茶具的准备
茶具的选择
各种茶具的选择见表F.1。
茶具准备要求
茶具
适用场合
一次性纸杯
普通会议
瓷杯
接待室会议;圆桌会议;大礼堂主席台。
瓶装水
非正式场合使用,可配备透明玻璃杯。。
茶具检查
使用前应对瓷杯应进行检查,茶具清洁、无破损,且经过消毒。
茶水温度
茶水水温控制在80℃左右为宜:水煮沸之后,在室温下(26℃)放置6分钟左右;
茶具摆放
茶具统一摆放宾客右侧,整体保持整齐一致;水杯距离客人12厘米~15厘米;瓷杯的杯耳朝向宾客,呈45°。
续茶要求
会议开始为宾客续第一次茶水;之后每隔15分钟续一次茶水。可根据饮茶速度,适当调整续茶间隔时间。
一般情况下,续茶水时视情况分为前侧续水和后侧续水,先用“请”的手势提示宾客注意,后将宾客茶杯放到托盘里,侧背宾客。
续茶水时,用左手的小指和无名指夹起杯盖,杯盖呈水平方向,用大拇指、食指、中指握住杯把,将茶杯端起。右手握住暖瓶,瓶口不应正对宾客,侧身略弯腰将水倒入杯中。沏茶续水以7~8分满为宜。续水后盖好杯盖,仍将杯把转向宾客右侧放好,并将杯盖留一条小缝。续茶水要领参见图C.1所示。
续茶水时,应轻拿轻放,不应使茶具发出响声、茶水不应溅出水杯。
重要领导讲话中,根据会场情况准确把握茶水续添时间。
续茶水要领示意图
会场巡视
会议期间,会议服务人员应对会场进行巡视,应做到但不限于以下几方面:
室内气温恒定,空调温度控制在26℃左右;
音响声音适中,话筒正常;
投影无抖动、无花屏、无色差;
灯光亮度与投影互相协调,保证观众能清晰地看清屏幕与主讲人;
如有临时参加会议人员,及时为其提供座椅;
及时续茶水;
满足与会人员其他需求(传递纸条、传递话筒等);
会议服务员在会场门口站立等候。
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