会议及接待服务方案

时间:2022-07-02 21:01:34 手机站 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的会议及接待服务方案,供大家参考。

会议及接待服务方案

 

 会议及接待服务方案 礼仪接待服务工作的宗旨是“宾客至上,服务第一”,其核心是通过以礼相 待过程中的仪容、仪表、礼貌用语及肢体语言,使博物馆工作人员单位和来访宾 客满意,留下美好印象,获得“宾至如归”的最佳服务效果。

 博物馆礼仪接待对象繁多,对不同的接待对象,只是在接待规格、档次安排 上有所不同,服务态度不可以变化。我们都必需以优质接待服务来取得宾客对世 邦魏理仕物业工作的信任。使他们乘兴而来,满意而归。

 会议服务和礼仪接待工作在很大程度上是相互承接的。博物馆会议室、接待 区、洽谈室、活动室功能不同,对服务的要求也各不相同;世邦魏理仕物业把每 一次接待工作都看作是对我们在服务质量、技术水平、安全保密意识、团队协作 等多方面的一次综合性检阅而加以高度重视。

 1、前台服务 前台服务,应思想集中、精神饱满、真诚微笑、着装整齐、仪容仪表整洁。

 ➢ 客人来到服务台,应主动招呼、热情问候、一视同仁、依次接待。

 ➢ 接受问讯时,倾听专心,以示尊重和诚意。

 ➢ 答复问讯时,做到百问不厌,有问必答,用词得当,简洁明了。

 ➢ 在填写访客单前,应先问明对方的情况,待宾客出示相关的证件(如介 绍信、身份证、工作证等)后,方可填写访客单。

 ➢ 接受宾客出示的证件时,应双手接下及时奉还,并应致谢,知道客人姓氏, 尽早称呼。

 ➢ 遇不明身份之来访者,应问清情况,及时用电话与被访问者或机关保卫部 门联系,视情况填写访客单。

 ➢ 建立岗位记事本,遇异常情况,无论如何处理,都应在记事本上记录。

 2、礼仪接待工作 礼仪接待管理原则认真安排、严格要求、规范操作,树立接待人员良好服务 的形象。

  仪表、仪容要求规范表 上岗前应适当化妆、修饰,端庄、整洁, 精神饱满,发型应统一、规范,修剪指 甲,真诚微笑。

 按规定着装,上班时必须摘除项链、戒 指等饰物,站立时,两脚合拢,双手交 叉在前。在规定场合应站立服务,对宾 客要主动热情,恭敬大方。

 仪态要求规范表 上身正直头正目平,挺胸收腹,腰直肩 平,两臂自然下垂,两腿相靠站直,肌 肉略有收缩感。

 身体重心应稍向前,头朝正前方,眼睛 平视,面带微笑;上身正直不动,两肩 相平不摇,两臂摆动自然,步幅适中均 匀。

 不宜过多,动作不宜过大。

 微笑发自内心,轻 眉头舒展,目光坦诚,微微颌首。

 松友善

  操作礼节规范表 规范标准 ➢ 为宾客引路时,应走在宾客左前方,距离保持 2-3 步,随 着客人的步伐前进。

 ➢ 遇拐弯或台阶处,要回头向宾客示意说“请当心”。

 ➢ 引领客人时,应用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

 ➢ 为宾客送行时,应在宾客的后方,距离约半步。

 ➢ 电梯到达时,应站在梯门前,一只手斜放梯门上,以免梯 门突然关闭。

 ➢ 等宾客全部进电梯后,然后进入电梯,面向电梯门,一手 按电梯按纽,另一只手的手心朝着电梯门,随电梯门的关 闭而移动,以防梯门关闭时夹住宾客衣物。

 ➢ 电梯运行状态时,用身体挡住电梯按纽,防止宾客不小心 碰到电钮。

 ➢ 电梯到达且梯门完全打开时,先出去站在梯门旁,一只手 斜放梯门上,另一只手指向通道方向引导。

 ➢ 先检查茶具是否清洁无破损。

 ➢ 茶盘内放一抹布,以便擦拭。

 ➢ 茶盘与胸平齐,左手托盘,右手自然下垂。

 ➢ 送茶时,应一膝弯曲,右手从托盘上把茶端给客人; 应先客后主,先女宾后男宾;如有外宾,则先送给外宾。

 放好茶杯后,应转动至杯柄在右侧,以便客人端起。

 ➢ 沏茶时,应先一膝弯曲,然后打开杯盖,把茶端起来注水。

 注水时,茶杯应轻拿轻放。打开杯盖,把杯盖放到桌上时, 杯盖的内侧应该朝上,手不能碰到杯口和杯盖的内侧。

 ➢ 杯盖开启、合盖要缓而轻,避免杯盖相碰而发出响声。

 3、会议服务工作

  会议服务工作原则:安全保密、快速反应、优质服务 制定严格的会议服务制度和服务标准,确保会议服务工作顺畅、周密。

 会前服务表 2 客务 按需准备好会标、横幅、大屏幕等。

 采购 按需要准备好盆花、鲜花、花篮、会 3 工程 按需准备好灯光、音响、空调、电梯 ➢ 按要求摆放桌、椅、花卉等。

 ➢ 按要求清扫场地、置放品、喷清 香剂。

 ➢ 按要求打开通道、门、调好灯光、 音响、协助挂放会标横幅。

 4 指导其 它设 备的布 工程 ➢ 按要求接听电话专线,并保证线 ➢ 按要求挂放会标、横幅、设置大 屏幕等。

  对所有 的准 备工作 做最后的确认,发现 问题,及时通知有关 人员纠正补做。

 5 会议中的服务 ➢ 为安全保密起见,会议服务人员不得随意出入会场,按会议举办者的要求,随时 在会场外待命,做好后勤工作。

 ➢ 根据会议组织者的通知,向餐厅报告用餐晚到人数,避免与会人员误餐现象的发 生。

  会后服务表 整理桌椅、花卉, 做好清洁归还工 作。

 剩量登记、物品 整理,为下一次 工程部 接待做好准备。

 撤除装修物、会 标、横幅,关闭 音响空调。

 会 务 按操 作规范 对 会 务服务 对接待区必需进 服 务 场地进行打扫。

 组 组 行清洗,为下一 次 接 待 做 好 准 备。

 会 务 关闭 所有应 该 会 务服务 检查场地内是否 服 务 关闭的设备、灯 组 组 光、门窗。

 有 宾 客 的 遗 留 物,如发现应该 及时汇报,设法 归还。

 各类会议服务要求一览表 ➢ 洽谈会、展览会一般要进行展品陈列,陈列工作由 承办单位负责,但安管人员要协助保护展品的安 全。

 ➢ 根据要求,要准备若干小型会议室,供洽谈业务。

 会议室要保持整洁卫生,当双方业务人员洽谈时, 要及时供应茶水或饮料,派送小巾,热情服务,保 持安静。

 展览会

  ➢ 会谈气氛庄严隆重,会场布置长会议桌或环行会议 桌,桌上铺设呢毯,再在呢毯上铺会议桌台布,座 椅与参加会谈的人数相等。

 ➢ 高规格的会谈,要在会议桌中央安放会谈两国国 旗,东道国国旗在左。

 ➢ 会谈桌上必须准备文具用品,为了保持会议安静, 茶盘上放一 块折成四方的小毛巾或茶垫纸。

 ➢ 严格遵守会议组织者要求的进入会场时间。

 ➢ 参与会谈服务的服务人员,必须严守机密。

 ➢ 根据接待单位选定的多功能厅,经全面清扫后在厅 的中央部位安放一长条形签字台,要求签字台背面 临近墙上最好有幅大型巨画。

 ➢ 签字台上放两国的国旗和两国签字文具,另备一个 吸干墨水器,并在相应的地位安放两把椅子。

 ➢ 在距离桌椅约 1 米处,放置一排高低层踏脚板,以 便签字双方人员站立合影。

 ➢ 应事先按要求准备好祝贺用的香槟酒和香槟杯,供 双方签字后交换文本时,举杯共贺。如时间和条件 允许,双方举杯庆祝后,为客人派上一道小毛巾。

 ➢ 根据举办单位选定的多功能厅,在面对入口处的中 央部位,放一长条会议台。会议台长短根据举办单 位出席代表人数而定,会议台后面墙面横幅或在墙 上作新闻发布会装饰。

 新闻发布 ➢ 根据出席会议的新闻记者人数,面对会议台排列若 ➢ 当客人进入休息室时,应立即供应茶水或饮料和小 毛巾。

 ➢ 会议开始,先请客人入座,然后举办单位入座。一 般会议期间,只供应会议台茶水、毛巾,但也有全

  ➢ 国际会议的接待条件,应具有同声翻译设备的大会 场和相邻的若干小型会议室。

 ➢ 国际会议还经常在上午、下午会议期间要求供应茶 点、应做好充分准备。

 ➢ 国际会议还经常在晚餐举行鸡尾酒会,便于与会代 表交谈商榷,一般时间应掌握在三刻钟左右。

 4、会议室清洁保养措施 工作程序 ➢ 按顺序擦变色镜窗台、窗框、门、扶手。

 ➢ 依次清洁墙面、护墙板、地脚线。

 ➢ 擦拭茶几、桌子,用吸尘器吸去沙发上的灰尘。

 ➢ 用吸尘器进行地面、地毯吸尘。

 ➢ 喷洒适量的空气清香剂。

 ➢ 检查是否有遗漏处,收拾清洁工具,并关好门。

 会议室等保养标准 保养标准表 保持室内的窗、窗台、窗框干净、整洁、无破损。

 保持室内墙面、天花板整洁、完好,无污渍、无浮灰、无破 损、无蛛网。

 地面 家具 保持地面、地毯整洁、完好,无垃圾、无污渍、无破洞。

 保持室内各种家具光洁,无灰尘,放置整齐。

  保持室内空调出风口干净、整洁、无积灰、无霉斑。

 室内各种艺术装饰挂件摆放端正,清洁无损。

 定时喷洒空气清香剂,保持室内的空气清新。

 装饰、挂件 空气

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